Laut der „State of Agile“ -Studie – einer internationalen Umfrage, die 2018 von VersionOne durchgeführt wurde, ist das Kanban Board (alias Scrum Board alias Agile Board) das beliebteste Werkzeug, mit dem agile Teams auf der ganzen Welt ihre Projektaufgaben lösen.

Egal welches agile Framework verwendet wird – Scrum, LeSS oder SAFe oder andere – das Kanban Board hilft immer dabei, den Arbeitsfortschritt und die Hindernisse von Teams für alle sichtbar zu machen, und unterstützt damit die agilen Werte – Transparenz, die Selbstverpflichtung, die richtigen Dinge zu tun und Mut, gemeinsame Ziele zu erreichen.

Obwohl Aussehen, Struktur und die Verwendbarkeit des Kanban-Boards allgemein bekannt sind, sind die Regeln, wie man es effektiv einsetzen kann, um sein volles Potenzial zu auszuschöpfen, etwas, das Teams, welche damit anfangen zu arbeiten, erst noch für sich herausfinden müssen.
Der Zweck dieses Beitrags ist es, unsere zehn wichtigsten Kanban-Effektivitätsregeln zu teilen, die wir als Erkenntnisse aus verschiedenen großen Software-Entwicklungs- und Implementierungsprojekten gesammelt haben.

Regel Nr. 1: Halten Sie es einfach

Wenn Sie das Kanban-Board zum ersten Mal verwenden, beginnen Sie mit der Grundstruktur mit den Spalten ‘To Do‘ – ‘DOING‘ – ‘DONE‘. Diese Struktur wird von jedem verstanden werden und Aufgaben lassen sich intuitiv einer jeweiligen Kategorie zuordnen. Sobald Sie sich mit dieser grundlegenden Struktur vertraut gemacht haben, können Sie sie um zusätzliche Kategorien erweitern. Voraussetzung hierfür ist, dass die neuen Kategorien einen Mehrwert erbringen und dem Team dabei helfen, Hindernisse schneller zu beseitigen und Aufgaben effektiver zu erledigen.
Verwenden Sie eine klare Sprache ohne Abkürzungen oder „Teamjargon“, wenn Sie Aufgaben definieren. Dadurch wird das Kanban Board zu einem universellen Werkzeug für die Erstellung von Berichten und der Kommunikation zwischen Teams und Hierarchieebenen.

Regel Nr. 2: Gemeinsame Struktur und Detailebene für alle Teams

Verwenden Sie dieselbe Kanban-Board-Struktur (Spaltendefinition), die in der Regel # 1 für alle Teams vereinbart wurde.
Wenn ein Team vorschlägt, eine neue Kategorie (Spalte) einzuführen, stimmen Sie sich untereinander ab, ob diese Kategorie für alle Teams sinnvoll ist. Wenn neue Kategorien als Mehrwert gemeinsam akzeptiert werden, passen Sie die Kanban Board-Struktur Teamübergreifend an. Ansonsten verzichten Sie darauf.

Regel Nr. 3: Einigen Sie sich auf ein Zeitinterval

Die ursprüngliche Kanban-Methodik sieht keine Zeitfenster bei der Visualisierung der Arbeit vor, sondern stellt diese in einem kontinuierlichen Fluss dar. Trotzdem empfehlen wir eine Aufteilung von Aufgaben nach Zeitintervalen. Eine gemeinsame Vereinbarung für ein bestimmtes Zeitinterval mit einer Dauer von einer bis vier Wochen – angewendet auf die Kategorien ‘TO DO‘ – ‘DOING‘ – ‘DONE‘ sollte für alle Teams verbindlich sein. Dies trägt dazu bei, dass bei der Aufgabendefinition über mehrere Teams hinweg das gleiche Detailniveau erreicht wird. „Die gleiche Sprache sprechen“ vereinfacht die Aufgabenintegration und synchronisiert die Ergebnisse der Teams. Behalten Sie die Dauer des Zeitintervals unverändert bei, sofern nicht alle gemeinsam aus einem wichtigem Grund Änderungen vornehmen.
Vermeiden Sie dabei den weit verbreiteten Fehler, verschiedene Zeitintervale für die Kategorien ‘TO DO‘ – ‘DOING‘ – ‘DONE‘ anzuwenden. Wenn Sie Aufgaben visualisieren möchten, die nicht für den aktuellen Zeitraum geplant, sondern für später gekennzeichnet sind, fügen Sie eine zusätzliche Kategorie ‘BACKLOG‘ auf dem Kanban-Board ein. In dieser Kategorie können Sie jede Aufgabe parken, die als relevant für die Gesamtleistung des Teams angesehen wird.

Regel Nr. 4: Regelmäßige Aktualisierung

Überarbeiten Sie den Kanban Bard regelmäßig:
– Planen Sie die ‘TO DO‘ -Liste für den kommenden Arbeitszeitraum am Ende des aktuellen Zeitfensters, indem Sie die geparkten Aufgaben aus der Spalte ‘BACKLOG‘ und nicht erledigte Aufgaben des aktuellen Zeitfensters aus der Spalte ‘DOING‘ in das Feld verschieben ‘TO DO‘ -Spalte
– Halten Sie den Status aller Aufgaben immer auf dem neuesten Stand, so dass das Kanban-Board als Instrument der Transparenz und Synchronisierung dienen kann. Verschieben Sie eine geplante Aufgabe von der ‘TO DO‘ -Spalte in die ‘DOING‘ -Spalte, wenn Sie die Aufgabe gestartet haben, und von der Spalte ‘DOING‘ in die ‘DONE‘ -Spalte, wenn die Aufgabe erledigt ist.
– Die Aktualisierung des Kanban Boards ist nicht Aufgabe einer einzelnen Person wie z.B. eines Scrum Masters oder Team Leads. Vielmehr liegt dies in der Verantwortung eines jeden Teammitglieds, das die Aufgaben ausführt.

Regel Nr. 5: Zugänglichkeit

Das Kanban Board sollte so platziert werden, dass jeder, der an der Ausführung, Planung und Überarbeitung von Aufgaben beteiligt ist, sowie alle Stakeholder es jederzeit sehen können. Dies hilft, Statusanfragen von Stakeholdern zu vermeiden und spart dem Team Zeit für produktive Arbeit.
Wenn Sie mit einem analogen Kanban-Board arbeiten, sollte es in einem Raum platziert werden, zu dem alle Zugang haben und zu dem die meisten Beteiligten einen kurzen Weg haben. Ein digitales Kanban-Board sollte in einem freigegebenen Ordner (z. B. Sharepoint) gespeichert werden, wobei ein Schreibzugriff für das Team und ein Lesezugriff für sonstige Beteiligte (Stakeholder) besteht.

Regel Nr. 6: Zielerreichung ist wichtiger als Werkzeuge

Wenn Sie das Kanban-Board zum ersten Mal verwenden, beginnen Sie mit einem analogen Board an einer Wand. Der Grund hierfür liegt in der Regel der Einfachheit. Alle Aufgaben werden als Post-it‘s an die Wand gebracht. Das gibt Ihnen einen guten Überblick und hilft, Ihre Aufmerksamkeit auf Relevantes zu lenken. Das gemeinsame Betrachten und Diskutieren vor einer Wand helfen auch dabei zwischenmenschliche Beziehungen innerhalb eines Teams aufzubauen.
Ein analoges Kanban-Board ist die beste Wahl, wenn Sie nur wenige Teams haben – die alle vor Ort zusammenarbeiten. Sobald es Teams gibt, die aus der Ferne in Abhängigkeit mit Vor-Ort Teams zu einem Projekt beitragen, empfiehlt es sich, ein gemeinsames digitales Kanban-Board einzurichten. Dies kann z.B. in einer Telefonkonferenz gemeinsam genutzt und aktualisiert werden.
Es gibt mehrere gute Werkzeuge auf dem Markt wie das Agile Board von Jira, Trello usw., die nicht nur grundlegende Kanban-Board-Funktionen bieten, sondern auch die Fortschrittsverfolgung des mit anpassbaren Berichten ermöglichen, z.B.

• Burn-Down-Diagramme,
• Durchschnittliche Aufgabendauer,
• 
Anzahl der Aufgaben im Status „In Arbeit“ und „Fertig“ nach Teamzuordnung,
• Anzahl der geplanten Aufgaben im Verhältnis zu den erledigten Aufgaben.

Regel Nr. 7: Eine Quelle der Wahrheit

Erstellen Sie keine zwei Kanban-Boards, wenn diese nur zur Erreichung eines Ziels dienen. Das Duplizieren von Aufgaben auf verschiedenen Boards führt zu zusätzlichem Aufwand für das Team, die Boards synchron zu halten, oder zu einer Trennung von Aufgaben zwischen zwei Boards. Die Auswirkungen von Unterbrechung können erheblich sein – von Fehlinformationen und Missverständnissen bis hin zu Verwirrungen und Verzögerungen.

Regel Nr. 8: Teamleistung ist wichtiger als Individualleistung

Weisen Sie nicht Aufgaben einzelnen Personen zu und verfolgen diese, sondern nehmen Sie ein Zuweisung an Teams vor. Das Team sollte die Aufgabe unabhängig von anderen Teams oder Managern ausführen können.
Die Zusammenarbeit fördert den Teamgeist und gegenseitige Unterstützung und schafft psychologische Sicherheit, die für den Erfolg eines Projekts unumgänglich ist.

Regel Nr. 9: Kontinuierliche Verbesserung

Führen Sie mit allen Teams mindestens einmal pro Quartal eine Ideensammlung durch, was an Ihrem Kanban-Board verbessert werden kann, und implementieren Sie Verbesserungsmaßnahmen, die für einen Mehrwert darstellen.

Regel Nr. 10: Die Regeln sollten gemeinsam vereinbart und allen bekannt gemacht werden

Eine großartige Regel, die kaum jemand kennt und deren Grund niemand versteht, ist nur unnötiger Ballast. Eine Regel, die dagegen jeder kennt und versteht, bewegt Berge.
Stellen Sie sicher, dass jeder, der mit dem Kanban-Board zu arbeiten beginnt, die gemeinsam vereinbarten Regeln versteht und die Möglichkeit hat, zu ihrer weiteren Verbesserung beizutragen.

Autor: Agilon GmbH https://agil-on.com